Ada 11 aplikasi otomatisasi kantor yang telah diketahui, yaitu :
1. WORD PROCESSING
Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronic yang secara
otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik
atau cetak.
Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan
memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang
lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.
Contoh software : (diambil 1 saja dan free download)
OpenOffice.org Writer adalah salah satu komponen dalam OpenOffice.org yang
berfungsi untuk mengedit dokumen adapun dokumen format yang bisa digunakan
adalah .doc .odt .rtf dan bisa export ke .pdf dengan sekali klik. Memiliki fitur
pengolah kata modern seperti AutoCorrect, AutoComplete, AutoFormat, Styles and
Formatting, Text Frames dan Linking, Tables of Contents, Indexing,
Bibliographical References, Illustrations, Tables. Program ini sangat mudah
digunakan untuk membuat memo cepat, sangat stabil dan mampu untuk membuat
dokumen dengan banyak halaman serta banyak gambar dan judul heading. Selain
itu, kelebihannya adalah pengaturan formating untuk bullet and number yang
sangat mudah (diatur terintegrasi melalui satu toolbar).
2. ELECTRONIK MAIL
Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer
yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan
menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.
Metode pengiriman
Untuk mengirim surat elektronik kita memerlukan suatu program mail-client.
Surat elektronik yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di
tujuan. Untuk lebih jelasnya lihat diagram dibawah. Contoh yang dipakai adalah
layanan SMTP dan POP3.
Saya menulis surel → e-mail client (di komputer saya) → SMTP server penyedia
e-mail saya → Internet → POP3 server penyedia e-mail penerima → e-mail client
(di komputer si penerima) → surat dibaca si penerima Terlihat surat elektronik
yang terkirim hanya melalui 5 poin (selain komputer pengirim dan penerima).
Sebenarnya lebih dari itu sebab setelah surat elektronik meninggalkan POP3
Server maka itu akan melalui banyak server-server lainnya. Tidak tertutup
kemungkinan surat elektronik yang kita kirim disadap orang lain. Maka dari itu
bila surat elektronik yang kita kirim mengandung isi yang sensitif sebaiknya
kita melakukan tindakan pencegahan, dengan mengacak (enkrip) data dalam surat
elektronik tersebut (contohnya menggunakan PGP, sertifikat digital, dan
lain-lain)
Cara membaca surat elektronik
Surat elektronik pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya
bila seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan
diberikan satu surat elektronik gratis. Surat elektronik yang diterima akan
disimpan di server surat elektronik ISP.
Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik:
• Dengan cara menggunakan ‘browser’, seperti Internet Explorer atau Mozilla
Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media
web sebagai perantara ke kotak surat elektronik. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail.
Untuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan online. Layanan surat
elektronik berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan email
gratis.
• Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), seperti:
Eudora Mail, Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan
menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang
bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca surat elektronik
tanpa perlu terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan surat
elektronik dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus.
Kelebihan yang lainnya adalah perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi
penyuntingan dan pembacaan email secara offline. Dengan demikian biaya koneksi
ke internet dapat dihemat.
Etika penggunaan surat elektronik
Etika dalam surat elektronik sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada
surat elektronik yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting:
• Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu
besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang
cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik
penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan
juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang
jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim)
penggunanya,
• Jangan mengirim lanjut (forward) surat elektronik tanpa berpikir kegunaan
bagi orang yang dituju.
• Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.
• Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip seperlunya,
jangan mau gampangnya mengutip seluruh tulisan orang itu:
o dalam menjawab surat elektronik orang lain, kutip bagian yang kita tanggapi
saja, selain lebih jelas juga tidak memakan waktu / jatah akses penerima, o
dalam mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak cipta: kutip sesedikit mungkin
dan rujuk ke tulisan aslinya.
• Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda
BERTERIAK.
• Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan
terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.
3. VOICE MAIL
Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya
mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan
mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah
dikirimkan kepada anda.
Contoh software:
Voice Connector adalah aplikasi untuk menunjang komunikasi dalam bentuk suara
dan teks dalam jaringan lokal. Pengguna dapat memilih penerima pesan dan
berbicara dengannya dalam waktu yang sama tanpa harus menginterupsi atau
menutup aplikasi yang sedang dijalankan. Hal itu dimungkinkan karena software
buatan Aledentsoft ini menggunakan teknologi Quickswitch dan Overlay Message.
Keuntungan tersebut tentunya sangat mendukung bagi bisnis internet café dan
game center.
Fitur lain yang dimiliki oleh Voice Connector adalah voice mail dimana pengguna
dapat menyimpan pembicaraan dan memutarnya lagi. Hal itu dapat membantu dalam
hal bisnis dan pendidikan. Selain itu, Voice Connector juga dapat mengirimkan
pesan teks. Keduanya baik itu koneksi suara dan teks dapat digunakan secara P2P
(phone to phone atau peer to peer) mode dan juga broadcast mode (pengguna dapat
berbicara dengan banyak pengguna lainnya bersamaan).
4. ELECTRONIC CALENDARING
Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan
memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring
bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun
terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.
Contoh :
softwarenya ada disini
5. AUDIO CONFERENCING
Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat
hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan
melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi oa pertama yang tidak
memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio
dua arah.
Contoh software :
FireWire adalah adalah merek dagang Apple sekaligus nama yang paling populer
untuk standar kabel data antar-muka berseri IEEE 1394. Sony memperkenalkan IEEE
1394 dengan nama i.Link. Meski namanya berbeda-beda, ketiganya (FireWire, IEEE
1394 dan i.Link) sama-sama menunjuk pada jenis kabel data yang mampu mengirim
data dengan kecepatan sangat cepat, sampai pada rata-rata 400 megabit per detik
(Mbps). FireWire diklaim sebagai saluran penghantar data yang paling cepat dan
stabil diantara saluran lain seperti USB.
6. VIDEO CONFERENCING
Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi
digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada
dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di
lokasi lain selagi konferensi dilakukan.
Tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung pada
peralatan yang digunakan ), yaitu :
1. Video satu arah dan audio satu arah
2. Video satu arah dan audio dua arah
3. Video dan audio dua arah
Pengaplikasiannya :
Webcam (singkatan dari web camera) adalah sebutan bagi kamera real-time
(bermakna keadaan pada saat ini juga) yang gambarnya bisa diakses atau dilihat
melalui World Wide Web, program instant messaging, atau aplikasi video call.
Istilah webcam merujuk pada teknologi secara umumnya, sehingga kata web
terkadang diganti dengan kata lain yang mendeskripsikan pemandangan yang
ditampilkan di kamera, misalnya StreetCam yang memperlihatkan pemandangan
jalan. Ada juga Metrocam yang memperlihatkan pemandangan panorama kota dan
pedesaan, TraffiCam yang digunakan untuk memonitor keadaan jalan raya, cuaca
dengan Weather Cam, bahkan keadaan gunung berapi dengan VolcanoCam. Webcam atau
web camera adalah sebuah kamera video digital kecil yang dihubungkan ke
komputer melalui (biasanya) port USB ataupun port COM.
7. COMPUTER CONFERENCING
Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi
kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses
terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena
kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah
‘teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik
untuk konferensi. Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan
masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah
(orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada dikotayang berlainan.
Contoh aplikasi sama seperti AUDIO CONFERENCING.
8. FACSIMILE TRANSMISSION
Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan
khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan
membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah
diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai
channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada
mengoperasikan mesin fotocopy.
Proses kerja
Proses kerja mesin faks diawali dengan keharusan bahwa penerima dan pengirim
harus memiliki mesin faks. Pengirim akan memasukkan dokumen yang hendak dikirim
ke bagian feeder mesin faks dan selanjutnya menekan nomor telepon mesin faks
yang dituju. Ketika koneksi telah terjadi dengan mesin faks tujuan, maka mesin
faks akan melakukan scanning dengan membaca area yang sangat kecil pada dokumen
tersebut. Mesin faks tersebut akan mengubahnya menjadi suatu sinyal listrik
untuk kemudian menerjemahkan daerah yang dibaca sebagai daerah gelap atau
terang dengan menandainya “0” untuk gelap dan “1” untuk terang. Sinyal listrik
tersebut lalu ditransmisikan melewati saluran telepon dan menuju mesin penerima
faks. Mesin penerima tersebut kemudian menangkap dan mengartikan sinyal listrik
untuk membuat suatu dokumen yang persis sama dengan aslinya dan kemudian
mencetaknya.
9. VIDEOTEXT
Videotext adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi
tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi,
dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.
SEJARAH VIDEO TEXT
Videoteks dikembangkan oleh Sam Fedida beserta rekan-rekannya di British
Telecommunications Research Laboratories pada tahun 1971. Motivasi pengembangan
teknologi yang mulai diujicobakan pada 1976 ini adalah untuk memberi kemudahan
bagi masyarakat. Yakni melalui peningkatan penggunaan telepon, kebutuhan
pelayanan informasi yang interaktif, dan sebagainya. Selanjutnya, videoteks
berkembang semakin pesat dengan rentang pengguna yang luas, dari rumah tangga
hingga perusahaan atau kantor-kantor besar. Perkembangan videoteks pada tahun
80-an dimulai dengan lahirnya empat sistem videoteks yang masing-masing saling
tidak kompatibel. Tentunya, keempat videoteks yang dikembangkan di
negara-negara yang berbeda ini masing-masing bertujuan memenangkan pasar dengan
dukungan dana yang sangat besar dari pemerintah. Keempat videoteks tersebut
adalah;
a.PRESTEL, diperkenalkan oleh kantor pos Inggris sebagai pelayanan videoteks
komersial pertama di dunia pada tahun 1979. Hingga 1981, diperkirakan 10.000
terminal videoteks PRESTEL telah digunakan dengan lebih dari 500 provider
informasi. Kemudian, di tahun 1982, PRESTEL meluncurkan layanan baru GATEWAY
yang memperluas layanan ke database yang telah ada. Data terakhir pada
pertengahan 1980-an, PRESTEL telah memiliki 250.000 orang pengguna dengan
50.000 terminal.
b.ANTIOPE, diciptakan oleh badan penyiaran dan pos Perancis. Pada tahun 1986,
lebih dari 2000 provider informasi dan jasa yang telah tergabung dalam terminal
videoteks, meliputi 150 pelayanan media, 150 pelayanan finansial dan bank, 150
pedagang retail, dan sisanya tersebar dalam bidang pariwisata, pendidikan,
pelayanan pemerintah, pertanian, kesehatan, transportasi, asuransi, dan
industri.
c.TELIDON, didanai oleh departemen komunikasi Kanada dan menghadirkan sistem
yang berbeda secara radikal.
d.CAPTAIN, diluncurkan oleh Jepang pada tahun 1980.
10. IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL
Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka
harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan
kembali jika diperlukan.
Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka
digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan
mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar
97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia
diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman
masalah.
Contohnya : situs penyedia seperti photobucket
11. DESKTOP PUBLISHING
Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya
hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem desktop publishing
terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer
laser, software desktop publishing. Penggunaan desktop publishing sebagai alat
pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen
iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif.
Contoh :
Microsoft Publisher adalah sebuah program aplikasi untuk sistem operasi Windows
yang digunakan untuk Desktop publishing. Program ini merupakan buatan Microsoft
Corporation, dan mulai pada versi Microsoft Office System 2003, telah
diintegerasikan ke dalam paket tersebut. Kini, namanya menjadi Microsoft Office
Publisher. Versi terbarunya adalah Microsoft Office Publisher 2007 yang
terintegrasi dengan Microsoft Office Publisher 2007.
sumber :
– google searching
– Wikipedia Indonesia
